Проверенные техники тайм-менеджмента, которые помогут вам наконец-то справиться с непреодолимыми трудностями и быстрее доводить дела до конца. Делайте больше, напрягайтесь меньше!
Все мы живем в мире, где в сутках 24 часа, 1 440 минут и 86 400 секунд, но лишь некоторые из нас проживают жизнь достойно. Каждое утро все мы получаем одинаковые возможности, но научиться балансировать между работой и жизнью не так-то просто.
Прежде чем мы перейдем к вашему утреннему распорядку, мы хотели бы сказать, что успешное управление временем зависит от предварительного планирования и продумывания наперед. Мы настоятельно рекомендуем вам выбрать один из выходных дней и записать дела, которые вы хотите выполнить в течение недели. В течение недели задачи могут меняться, но очень важно иметь общее представление о том, что нужно сделать. Еще один эффективный способ предварительного планирования – каждый вечер составлять план на день вперед.
Вот несколько идей тайм-менеджмента, которые помогут вам успевать больше за день.
Просыпайтесь рано, чтобы управлять временем
Мы знаем, что это очень популярное утверждение, но оно необходимо для обеспечения качественной жизни. Просыпаясь рано, вы получаете больше времени, чтобы начать свой день так, как это делают великие лидеры. Но мы не советуем просыпаться рано, включать компьютер и начинать работать или проверять социальные сети. Вместо этого создайте для себя игру: откройте глаза, вскочите с кровати и наградите себя чем-то полезным и приятным. Просыпаясь рано, вы получаете дополнительное время, чтобы проявить силу воли и сделать что-то полезное. Это также ваш первый шаг в совершенствовании навыков управления временем. Не забудьте сразу после пробуждения выпить стакан воды, чтобы подкрепиться; это убедит внутренние часы вашего организма в том, что пора просыпаться.
Упражнения для управления временем
Большое заявление, говорите?! Вы когда-нибудь слышали о нейрогенезе? Если нет, то мы настоятельно рекомендуем вам начать читать об этом (например, поиск в Google будет хорошим началом, а книга под названием “Диета и образ жизни нейрогенеза” Бранта Кортрайта – хорошим продолжением). По сути, когда вы занимаетесь спортом, вы не только становитесь счастливее и здоровее, но и улучшаете свои когнитивные функции и рост новых клеток мозга. До недавнего времени об этом явлении даже не подозревали, а теперь оно изучается все больше и больше с каждым днем!
Вам еще нужны причины, чтобы убедить себя начать заниматься спортом? Нам, например, нравится идея более долгой и здоровой жизни. А поскольку мы говорим о рациональном использовании времени, то, начав с 20 минут каждое утро, вы со временем добьетесь отличных результатов. Мы настоятельно рекомендуем вам попробовать разнообразить занятия: попробуйте пробежаться в первый день, затем заняться аэробикой, а на следующий день, возможно, даже сделать несколько силовых тренировок. Затем повторите все в том же порядке; это позволит вам не перенапрягать одни и те же мышцы, особенно сердце.
Вдохновляйтесь
Вы проснулись рано, сделали тренировку и теперь чувствуете себя бодрым? Пора позаботиться о том, чтобы ваш день начинался с сильных эмоций. Каждое утро уделяйте хотя бы 10-20 минут тому, что вас вдохновляет! Это может быть чтение книги о великих лидерах, саморазвитии, тайм-менеджменте, искусстве, науке; изучение нового языка или просмотр мотивационного видео. Неважно, что это будет, главное, чтобы это повышало ваше чувство достижения и помогало чувствовать себя позитивно.
Ешьте здоровую пищу
Вы можете подумать, какое отношение здоровая пища имеет к управлению временем? Вы будете удивлены количеством исследований, в которых изучается связь между привычками питания и продуктивностью. Здоровая пища означает более высокий уровень энергии и меньший стресс для вашего организма. Так что забудьте о сладостях и возьмите зеленый смузи!
Избегайте пробок
Теперь давайте поговорим о более конкретных идеях тайм-менеджмента, которые действительно могут сэкономить ваше время. Чтобы обеспечить здоровый баланс между работой и личной жизнью, грамотно планируйте свой график. Если в вашем городе пробки начинаются в 8 утра, не отправляйтесь в дорогу в это время. Ранний выезд может стоить вам нескольких минут сна, но избавит вас от утреннего стресса и разочарования, которые могут возникнуть из-за пробок. Это также позволит вам спланировать свой день наперед и, возможно, даже поможет вам получить повышение по службе.
Эффективное управление временем не всегда означает, что у вас больше времени; иногда это просто означает, что нужно правильно планировать свое время, чтобы избежать любых помех. Один час в пробке в день отнимает около 300 часов в год, что составляет 18 сознательных дней, если отнять время на сон, и почти месяц, если считать только рабочие дни. Так что верните этот 1 час в пробке в свою жизнь, отправившись на работу пораньше и сделав что-то для самосовершенствования!
Экономьте время на дорогу
Хотя мы понимаем, что это не всегда возможно, подумайте о расстоянии между вашим домом и работой. Прежде чем устраиваться на новую работу или покупать новое жилье, подумайте, как это повлияет на время, которое вы будете тратить на дорогу. Аналогично, если вы не можете ничего изменить в отношении времени в пути, возможно, вы можете использовать его продуктивно. Если дорога на работу на машине занимает у вас час, разумнее будет воспользоваться поездом или автобусом – это снизит уровень стресса и даст вам время почитать, поучиться или потренироваться в пути. Иногда умение правильно распоряжаться временем означает разумное его использование.
Управление временем с помощью списков дел
Списки дел всегда упоминались как важная часть тайм-менеджмента. Если во время утренней рутины вы вспомнили о чем-то важном, что нужно сделать в течение дня, запишите это. Затем потратьте 10-20 минут на планирование своего дня. Когда вы приходите на работу, не спешите проверять электронную почту, телефон и другие устройства. Посмотрите на свой календарь и подумайте о задачах, которые необходимо выполнить сегодня. Просмотрите свой текущий список дел и проверьте, нет ли в нем чего-то недостающего или несущественного.
Планирование списка дел может быть даже важнее, чем его последующее выполнение. Если вы заранее знаете, что вам нужно сделать, вашему разуму будет проще подготовить энергию, необходимую для выполнения всех задач. Знаете ли вы о приложениях Google “Задачи” и “Keep”? Они легко синхронизируются с вашим аккаунтом Google и удобно расположены на правой панели Календаря Google в вашем браузере.
Расставьте приоритеты в задачах для более эффективного управления временем
Мы знаем, что все ваши задачи кажутся вам важными. Иначе они бы не попали в ваш список, верно? К сожалению, именно здесь и проявляется предвзятость. Коллега мог так долго говорить о задаче, что вы теперь можете считать ее приоритетной, но если вы задумаетесь, то вскоре поймете, что на самом деле она не является обязательной на сегодня. В тайм-менеджменте все зависит от степени важности.
Упростите задачи
С другой стороны, для эффективного управления временем необходимо быть реалистом в составлении списка дел. Не пишите просто “ответить на все письма” – это слишком много и недостаточно конкретно, чтобы добиться успеха. Вы как будто настраиваете себя на неудачу, а это никогда не бывает хорошей идеей. Кто захочет потерпеть неудачу, даже не начав, верно?! Мы рекомендуем записать что-то достижимое, например, ответить на 5 писем за час, отправить предложение, договориться о встрече с коллегами, выполнить задание x и так далее.
Списки “надо-не надо” для управления временем
Это очень очевидно и обычно забывается. Прежде чем начать работать со своим списком дел… пересмотрите его. Действительно ли все, что нужно сделать сегодня, необходимо сделать? Правило 80/20 гласит, что 80 % результатов достигаются при выполнении 20 % задач, а остальное просто отвлекает. Подумайте о тех задачах, которые больше всего повлияют на эффективность вашей компании/вашу собственную. Мы хотим подчеркнуть, что управление временем также означает отказ от ненужных действий.
Скажите “НЕТ” проволочкам
Мы знаем, мы знаем… Легко сказать, но трудно придерживаться. Ключ к эффективной идее тайм-менеджмента – использовать свое время – все свое время. Не позволяйте своему сознанию находить оправдания, почему вы не должны что-то делать. Нет, этот сериал не повысит вашу продуктивность. И нет, сплетни с коллегой не принесут вам успеха. Что бы вы ни делали, начинайте прямо сейчас. Мел Роббинс говорит о “правиле 5 секунд” и о том, что действовать нужно мгновенно, иначе вы поддадитесь соблазнам.
Также не ждите совершенства. Большинство из нас откладывает выполнение задач, потому что чувствует, что может не справиться с ними достаточно хорошо. Это вредит нашему тайм-менеджменту.
Теперь, когда вы продуктивно и с полной отдачей начали день, что вы можете сделать, чтобы и дальше успешно управлять временем?
Следите за уровнем своей энергии
Определите, в какую часть дня вы наиболее креативны, вдохновлены или даже эффективны. Некоторые предпочитают работать над электронной почтой и другими административными задачами утром, а после обеда продолжать встречи. Другие предпочитают проводить встречи с командой до обеда, а после обеда закрываться за дверью офиса. Понимание того, что работает лучше всего для вас, – это огромная часть успешных методов управления временем. Наш личный совет по тайм-менеджменту заключается в том, чтобы начинать день с самых сложных задач, пока ваш разум еще свеж и бодр. Начните с того предложения или бизнес-плана, который вы так давно хотели сделать, но никак не находили для этого времени.
Используйте Pomodoro для управления временем
Одна из самых известных идей тайм-менеджмента – разделить рабочее время на блоки. Например, вы работаете 25 минут, а затем делаете перерыв на 5-10 минут. Затем вы повторяете, повторяете и повторяете. Эта техника помогает выработать баланс между работой и отдыхом, а также повышает монофокусность. Хотя многозадачность часто восхваляется, мы считаем, что ваше внимание всегда должно быть сосредоточено на одной задаче за раз, чтобы обеспечить выполнение работы мирового уровня.
Выполняйте похожие задания вместе
Если вас ждут похожие задачи, не распределяйте их на весь день. Выполняйте похожие задания одно за другим, потому что ваш ум уже сосредоточен на методе работы. Это позволит сократить время, необходимое для понимания и изучения заданий. А теперь давайте поговорим о том, как другие могут стать частью вашего пути к уверенности в себе.
Устраните отвлекающие факторы
В подтверждение сказанному выше: нельзя отвлекаться. Если ваша задача – провести 25 минут в разговоре с продавцом, то держитесь подальше от всего, что может вас отвлечь. Уберите компьютер, если он вам не нужен. Закройте двери, чтобы коллеги не мешали вам, и так далее.
Делегируйте задачи для более эффективного управления временем
Еще важнее понять, что вы не можете сделать все. Бывают моменты, когда нужно принять это и попросить о помощи. Чтобы преуспеть в управление временем значит, найти тех, кто сможет выполнять задания за вас так же хорошо, как вы, или даже лучше. Кроме того, автоматизируйте повторяющиеся задачи. Возможно, вам не придется создавать новый лист Excel для каждого проекта; вместо этого вы можете использовать один и тот же шаблон и изменить детали.
Научитесь говорить "нет
Наряду с предыдущим пунктом, мы подчеркиваем важность самосохранения. Если у нас 24 часа в сутках, то для здоровой жизни необходимо соблюдать правильный баланс. Это означает, что нужно научиться говорить “нет” людям и себе. Будут моменты, когда вы не сможете сделать все, и это нормально.
Вознаградите себя
Один из последних пунктов, который мы рекомендуем в плане управления временем и достижения большего за день, – это помнить о том, как ведут себя дети, когда что-то делают. Они ожидают вознаграждения сразу же! Согласно научным данным, взрослые не так уж сильно отличаются от детей. Мы все любим получать вознаграждение после того, как чего-то достигли. Когда вы вычеркиваете задачу из списка дел, наградите себя. Это может быть 10 минут в социальных сетях или кусочек шоколада, но что бы это ни было, это должно сделать вас счастливым!
Баланс между работой и отдыхом
Чтобы закрепить все пункты о том, как правильно управлять временем, мы должны повторить еще раз. Баланс – это ключ. Очень важно балансировать между работой и жизнью, чтобы жить здоровым, иметь энергию не только для зарабатывания денег, но и для того, чтобы проводить время с собой и близкими, и при этом постепенно подталкивать себя к большей эффективности.
В общем, есть много способов успеть больше за день. Тайм-менеджмент больше не является чем-то неуловимым, это скорее научно обоснованная концепция. Некоторые идеи из вышеперечисленных будут работать на вас, некоторые – нет, но в конечном итоге мы собрали их из лучших тренеров и книг. Теперь вы сами должны выяснить, что работает на вас и помогает вам вести необычную жизнь, которую стоит прожить.
Восприятие тайм-менеджмента: Быть занятым
Я уже говорил о том, что у всех нас одинаковое количество времени, но одни из нас меняют мир, а другие проводят жизнь на диване, изредка придумывая гениальные идеи. Почему так?
Мы можем говорить о разном воспитании и культуре, которые являются весомыми факторами в том, как мы относимся к времени в повседневной жизни. Однако это можно использовать только в качестве оправдания, когда мы еще дети и определенно не можем распоряжаться своим временем. Как только мы достигаем зрелого возраста, зарабатываем собственные деньги, обеспечиваем семью и себя, мы должны изменить в своей жизни все, что захотим, включая умение экономить время.
Пример
Допустим, человек работает полный рабочий день, содержит семью и имеет достаточное количество хобби. Он очень занят каждый день, и его время очень ценно. Он никак не может найти дополнительное время, чтобы помочь своему ребенку с домашним заданием, верно? Конечно, он может нанять репетитора. Но однажды он приходит домой и обнаруживает, что крыша протекает и вода капает по стене. Как вы думаете, найдет ли он время, чтобы починить ее или поручить это кому-то другому? Конечно! Мужчина знает, что если он не починит крышу как можно скорее, то потом будет еще хуже. Поэтому он находит эти 2 часа на неделе, чтобы решить проблему.
В итоге он находит эти 2 лишних часа в своей жизни, хотя еще несколько дней назад он бы сказал, что не может найти лишнего времени. Почему? Потому что у него возникла срочная ситуация, которая требовала внимания. Она стала его приоритетом.
Примите эластичность времени
Когда какие-то вещи и/или занятия становятся для вас приоритетными, вы находите для них время. Когда мы считаем что-то “может быть” или “когда-нибудь”, то в итоге вообще не находим времени. Это кажется не таким важным или срочным. Напротив, если ваш дом горит, вы без колебаний бросите все дела и попытаетесь его потушить, не так ли?!
Времени у всех одинаково много, но лишь немногие из нас считают саморазвитие, тайм-менеджмент, фитнес и здоровый образ жизни приоритетом. Пришло время выделить больше времени на то, что важно для нас, что бы это ни было.
Определите приоритеты для управления временем
Итак, каковы ваши приоритеты и как их выбрать? Прежде всего, определитесь со своими целями и тем, как скоро вы хотите их достичь. Я, например, всегда хотел узнать больше о питании и здоровых продуктах, но только недавно выделил на это время. Стало ли у меня вдруг больше времени, чем раньше? Нет, вовсе нет! Просто я больше не могла откладывать это на потом и жить той жизнью, о которой всегда мечтала. Изучение здоровья стало ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ.
Мы предлагаем взглянуть на ваши текущие цели с точки зрения двух факторов: срочности и важности. Самые приоритетные цели – это те, которые вы должны сделать сейчас, и их невыполнение действительно повлияет на вашу жизнь. Затем идут те, которые важно сделать, но не так срочно. Как только вы учтете все эти факторы и составите список дел, которые нужно сделать, начните с самого верха – одно за другим.
Ежегодный обзор деятельности: Письмо к будущему себе
Еще одна отличная идея тайм-менеджмента – взглянуть на то, как проходила ваша жизнь до сих пор. Теперь представьте, что прошел следующий год. Какими событиями вы гордитесь? Какие успехи выделяются на вашем пути? Есть ли области, которые вы хотели бы улучшить, или новые аспекты, которые вы хотели бы добавить в свою жизнь? Здесь очень важно смотреть на картину в целом, потому что, когда мы смотрим в будущее, мы, как правило, боимся мечтать о большом. Если же мы смотрим в прошлое, мы склонны чувствовать себя хорошо по отношению к тому, что мы сделали.
Сейчас самое время помечтать о том, как пройдет ваш следующий год и как все изменится. Напишите письмо самому себе, представив, что вы находитесь в конце 2024 года и анализируете удивительный год, который вы провели. Каково это?
Вы не можете продать или купить время, но вы точно можете ценить его больше и использовать с максимальной пользой, следуя этим эффективным идеям тайм-менеджмента!
