تقنيات إدارة الوقت التي أثبتت جدواها والتي ستساعدك في النهاية على أن تكون على رأس المواقف المرهقة وإنجاز المهام بشكل أسرع. أنجز المزيد، وقلل من التوتر!
نعيش جميعنا في عالم به 24 ساعة و1440 دقيقة و86 400 ثانية في اليوم، ولكن البعض منا فقط يعيش حياة تستحق العيش. في كل صباح، تتاح لنا جميعًا نفس الفرص، ولكن ليس من السهل أن تتعلم كيف توازن بين وقتك بين العمل والحياة.
قبل أن ندخل في روتينك الصباحي، نود أن نقول أن الإدارة الناجحة للوقت تعتمد على التخطيط المسبق والتفكير المسبق. نقترح عليك بشدة اختيار يوم خلال عطلة نهاية الأسبوع وتدوين المهام التي تريد إنجازها خلال الأسبوع. قد تتغير المهام خلال الأسبوع، ولكن من المهم للغاية أن تكون لديك فكرة عامة عما يجب القيام به. وهناك طريقة أخرى فعالة للتخطيط المسبق وهي التخطيط المسبق كل مساء لليوم التالي.
إليك بعض الأفكار الفعالة لإدارة الوقت التي ستساعدك على إنجاز المزيد من المهام في اليوم.
استيقظ مبكراً لإدارة الوقت
نحن نعلم أن هذه مقولة شائعة جدًا ولكنها ضرورية لضمان حياة جيدة. الاستيقاظ مبكرًا يعني أن يكون لديك المزيد من الوقت لبدء يومك، كما يفعل القادة العظماء. ما لا نقترحه هو الاستيقاظ مبكرًا وتشغيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك والبدء في العمل أو تفقد وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك. بدلاً من ذلك، اصنع لنفسك لعبة: افتح عينيك واقفز من السرير وكافئ نفسك بشيء صحي وممتع. إن استيقاظك مبكرًا يعني أن لديك وقتًا إضافيًا لممارسة قوة إرادتك والقيام بشيء قيّم. هذه أيضًا خطوتك الأولى في تحسين مهاراتك في إدارة الوقت. لا تنسى أن تتناول كوبًا من الماء بعد استيقاظك مباشرةً لترطيب نفسك؛ فهذا سيقنع ساعة جسمك الداخلية بأن الوقت قد حان للاستيقاظ.
تمرين لإدارة الوقت
!بيان كبير، كما تقول؟ هل سمعت من قبل عن التكوين العصبي؟ إذا لم تسمع به، فننصحك بشدة بالبدء في القراءة عنه (على سبيل المثال، يعد البحث في جوجل بداية جيدة، وسيكون كتاب ”النظام الغذائي ونمط الحياة العصبي“ لبرانت كورترايت من تأليف برانت كورترايت متابعة جيدة). في الأساس، عندما تمارس الرياضة، فإنك لا تصبح أكثر سعادة وصحة فحسب، بل تعمل أيضًا على تحسين وظائفك الإدراكية ونمو خلايا دماغية جديدة. حتى وقت قريب، لم تكن هذه الظاهرة معروفة، والآن يتم استكشافها أكثر فأكثر كل يوم!
هل ما زلت بحاجة إلى المزيد من الأسباب لإقناع نفسك بالبدء في ممارسة التمارين الرياضية؟ نحن، على سبيل المثال، نحب فكرة حياة أطول وأكثر صحة. ولأننا نتحدث عن إدارة الوقت، فإن البدء بـ 20 دقيقة كل صباح يمكن أن يؤدي إلى نتائج رائعة مع مرور الوقت. نقترح عليك بشدة أن تحاول المزج بين التمارين: جرب الجري في اليوم الأول، ثم بعض التمارين الرياضية في اليوم التالي، وربما بعض تمارين رفع الأثقال في اليوم التالي. ثم كرر بنفس الترتيب، فهذا سيبعدك عن الإفراط في تمرين نفس العضلات، وخاصةً القلب.
احصل على الإلهام
هل استيقظت مبكراً وقمت بالتمارين الرياضية وتشعر الآن بالنشاط؟ حان الوقت للتأكد من أن تبدأ يومك ببعض المشاعر القوية. اقضِ ما لا يقل عن 10-20 دقيقة كل صباح في القيام بشيء يلهمك! يمكن أن يكون قراءة كتاب عن القادة العظماء، أو تطوير الذات، أو إدارة الوقت، أو الفن، أو العلم، أو تعلم لغة جديدة أو مشاهدة فيديو تحفيزي. لا يهم حقًا ما هو، طالما أنه يعزز إحساسك بالإنجاز ويساعدك على الشعور بالإيجابية.
تناول طعامًا صحيًا
قد تتساءل، ما علاقة الطعام الصحي بإدارة الوقت؟ ستندهش من عدد الدراسات التي تبحث في العلاقة بين عادات الأكل والإنتاجية. تناول الطعام الصحي يعني مستويات طاقة أعلى وإجهاد أقل لجسمك. لذا، انسَ الحلويات وتناول عصيرًا أخضر!
تجنب الاختناقات المرورية
والآن، دعنا نتحدث عن أفكار أكثر تحديداً لإدارة الوقت التي يمكن أن توفر بعضاً من وقتك. لضمان تحقيق توازن صحي بين العمل والحياة، خطط لجدولك الزمني بحكمة. إذا كانت مدينتك تعاني من اختناقات مرورية في الساعة 8 صباحًا، فتجنب الانطلاق على الطريق في ذلك الوقت. قد تكلفك المغادرة في وقت مبكر بضع دقائق من النوم ولكنها توفر عليك التوتر والإحباط الصباحي الذي قد يحدث بسبب الاختناقات المرورية. كما أنه يتيح لك التخطيط ليومك مسبقاً وقد يساعدك أيضاً في الحصول على ترقية.
إن الإدارة الفعالة للوقت لا تعني دائمًا الحصول على المزيد من الوقت؛ بل تعني أحيانًا مجرد التخطيط الجيد لوقتك من أجل تجنب أي عوائق. إن ساعة واحدة من الازدحام المروري في اليوم الواحد تضيع حوالي 300 ساعة في السنة، وهو ما يساوي 18 يوماً واعياً إذا استبعدت وقت النوم، مما يجعلها تقريباً شهراً كاملاً إذا احتسبت أيام العمل فقط. لذا، استعد تلك الساعة الواحدة في الزحام المروري من خلال الذهاب إلى العمل مبكراً والقيام بشيء ما لتحسين نفسك!
توفير وقت التنقل
في حين أننا ندرك أن ذلك ليس ممكناً دائماً، فكر في المسافة بين منزلك وعملك. قبل التقدم لوظيفة جديدة أو شراء مسكن جديد، فكّر في كيفية تأثير ذلك على وقت تنقلاتك. وبالمثل، إذا لم يكن بإمكانك تغيير أي شيء فيما يتعلق بالوقت الذي تستغرقه في الطريق، فربما يمكنك استغلاله بشكل مثمر. فإذا كنت تستغرق ساعة للوصول إلى عملك بالسيارة، فقد يكون من الذكاء أن تستقل القطار أو الحافلة بدلاً من ذلك، مما قد يقلل من مستوى التوتر لديك ويمنحك الوقت للقراءة أو التعلم أو ممارسة شيء ما في الطريق. في بعض الأحيان، يعني امتلاك مهارات جيدة في إدارة الوقت أن تكون ذكيًا في كيفية استخدامك للوقت.
إدارة الوقت باستخدام قوائم المهام
لطالما ذُكرت قوائم المهام كجزء رئيسي من إدارة الوقت. أثناء روتينك الصباحي، إذا تذكرت شيئًا مهمًا تحتاج إلى القيام به خلال اليوم، فقم بتدوينه. بعد ذلك، اقضِ من 10 إلى 20 دقيقة في التخطيط ليومك. عندما تأتي إلى العمل، لا تقفز إلى تفقد بريدك الإلكتروني وهاتفك والأجهزة الأخرى. ألقِ نظرة على التقويم الخاص بك وفكر في المهام التي يجب القيام بها اليوم. راجع قائمة مهامك الحالية ومعرفة ما إذا كان هناك أي شيء مفقود أو غير ضروري.
قد يكون التخطيط لقائمة المهام الخاصة بك أكثر أهمية في الواقع من اتباعها لاحقًا. إذا كنت تعرف ما عليك القيام به مسبقًا، فسيكون من الأسهل على عقلك إعداد الطاقة اللازمة لإكمال جميع المهام. هل تعلم عن تطبيقي ”المهام“ و ”Keep“ من جوجل؟ تتم مزامنتهما بسلاسة مع حسابك على Google ويتم وضعهما بشكل مريح في اللوحة اليمنى من تقويم Google في متصفحك.
تحديد أولويات المهام من أجل إدارة أفضل للوقت
نحن نعلم أن جميع مهامك تبدو مهمة. وإلا لما كانت على قائمتك، أليس كذلك؟ لسوء الحظ، هنا يأتي دور التحيز. قد يكون أحد الزملاء قد تحدث عن مهمة ما لفترة طويلة لدرجة أنك قد تعتقد الآن أنها مهمة ذات أولوية، ومع ذلك، إذا توقفت للتفكير في الأمر، ستدرك قريبًا أنها ليست مهمة ضرورية في الواقع لهذا اليوم. تتعلق إدارة الوقت بمستوى الأهمية.
تبسيط المهام
من ناحية أخرى، من الضروري جداً لإدارة الوقت بشكل جيد أن تكون واقعياً في قائمة مهامك. لا تكتفي بكتابة ”الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني“؛ فهذا أمر مربك وغير محدد بما يكفي لتحقيق النجاح. وكأنك تهيئ نفسك للفشل وهذه ليست فكرة جيدة أبداً. من يريد أن يفشل حتى دون أن يبدأ، أليس كذلك؟ ما ننصحك به هو كتابة شيء قابل للتحقيق، على سبيل المثال، الرد على 5 رسائل بريد إلكتروني في ساعة، أو تقديم هذا الاقتراح، أو ترتيب اجتماع مع زملائك، أو إكمال المهمة x، وهكذا.
قوائم الممنوعات لإدارة الوقت في إدارة الوقت
هذا الأمر واضح للغاية وعادة ما يتم نسيانه. قبل أن تبدأ العمل على قائمة مهامك… راجعها. هل كل شيء ضروري فعلاً لإنجازه اليوم؟ تنص قاعدة 80/20 على أن 80% من النتائج تأتي من 20% من المهام، أما الباقي فهو مجرد إلهاء. فكّر في المهام التي ستؤثر على شركتك/أدائك الخاص أكثر من غيرها. نريد التأكيد على أن إدارة الوقت تعني أيضًا تجنب الأنشطة غير الضرورية.
قل ”لا“ للمماطلة
نحن نعرف، نحن نعرف… من السهل قول ذلك ولكن من الصعب الالتزام به. مفتاح فكرة الإدارة الفعالة للوقت هو أن تستغل وقتك – كله. لا تدع عقلك الواعي يجد أعذارًا لعدم القيام بشيء ما. لا، هذا البرنامج التلفزيوني لن يزيد من إنتاجيتك. ولا، لن تجلب لك النميمة مع زميلك النجاح. مهما كان ما تحتاج إلى القيام به، ابدأ على الفور. يتحدث ميل روبينز عن ”قاعدة الخمس ثوانٍ“ وكيف يجب أن تتصرف على الفور وإلا ستستسلم للإغراءات.
أيضًا، لا تتوقع الكمال. معظمنا يؤخر المهام لأننا نشعر بأننا قد لا نقوم بها بشكل جيد بما فيه الكفاية. وهذا يضر بإدارة وقتنا.
والآن بعد أن بدأت يومك بإنتاجية وكاملة، ما الذي يمكنك فعله لضمان الاستمرار في إدارة الوقت بنجاح؟
اتبع مستوى طاقتك
اكتشف في أي جزء من اليوم تكون أكثر إبداعًا أو إلهامًا أو حتى كفاءة. قد يختار البعض العمل على رسائل البريد الإلكتروني والمهام الإدارية الأخرى في الصباح ومتابعة الاجتماعات في فترة ما بعد الظهر. وقد يختار البعض الآخر قيادة الاجتماعات مع الفريق قبل الغداء ثم الانعزال خلف باب المكتب في فترة ما بعد الظهر. إن فهم ما هو الأفضل بالنسبة لك هو جزء كبير من تقنيات إدارة الوقت الناجحة. نصيحتنا الشخصية بشأن إدارة الوقت هي أن تبدأ يومك بأصعب المهام بينما لا يزال ذهنك منتعشًا ومستيقظًا. ابدأ بذلك الاقتراح أو خطة العمل التي أردت القيام بها منذ فترة طويلة ولم تجد الوقت الكافي لها.
استخدم بومودورو لإدارة الوقت
واحدة من أشهر أفكار إدارة الوقت هي تقسيم وقت عملك إلى مجموعات. على سبيل المثال، تعمل لمدة 25 دقيقة ثم تأخذ استراحة من 5 إلى 10 دقائق. ثم تكرر وتكرر وتكرر. يساعدك هذا الأسلوب على تنمية التوازن بين العمل والراحة ويزيد أيضًا من تركيزك الأحادي. على الرغم من الإشادة بتعدد المهام في كثير من الأحيان، إلا أننا نعتقد أن تركيزك يجب أن يكون دائمًا على مهمة واحدة في كل مرة لضمان إنجاز المهام على مستوى عالمي.
أداء المهام المتشابهة معًا
إذا كانت لديك مهام متشابهة في انتظارك، فلا تفرقها على مدار اليوم. أكمل المهام المتشابهة واحدة تلو الأخرى لأن ذهنك مركز بالفعل على طريقة العمل. سيؤدي القيام بذلك إلى تقليل الوقت الأولي اللازم لفهم المهام ومراجعتها. والآن، دعنا نتحدث عن كيف يمكن للآخرين أن يكونوا جزءاً من رحلتك لتكون واثقاً من نفسك.
التخلص من المشتتات
ولتعزيز النقطة أعلاه، لا يمكن تشتيت انتباهك. إذا كانت مهمتك هي قضاء 25 دقيقة في مكالمة مبيعات، فابتعد عن أي شيء أو أي شخص يمكن أن يشتت انتباهك. ضع جهاز الكمبيوتر الخاص بك بعيدًا إذا لم تكن بحاجة إليه. أغلق أبوابك حتى لا يزعجك زملاؤك وهكذا.
تفويض المهام من أجل إدارة أفضل للوقت
والأهم من ذلك هو أن تدرك أنه لا يمكنك القيام بكل شيء. هناك أوقات نحتاج فيها إلى قبول ذلك وطلب المساعدة. للتفوق في إدارة الوقت يعني أن تجد آخرين يمكنهم القيام بالمهام نيابةً عنك بنفس الكفاءة التي تقوم بها، أو حتى أفضل. أيضًا، قم بأتمتة المهام المتكررة. قد لا تحتاج إلى إنشاء ورقة Excel جديدة لكل مشروع على حدة، وبدلاً من ذلك، يمكنك استخدام نفس القالب وتغيير التفاصيل.
تعلّم أن تقول "لا
إلى جانب النقطة السابقة، نؤكد على أهمية الحفاظ على الذات. إذا كان لدينا 24 ساعة في اليوم، فيجب أن يكون لدينا التوازن الصحيح لنعيش حياة صحية. وهذا يعني أن نتعلم كيف نقول ”لا“ للناس ولنفسك. ستكون هناك أوقات لا يمكنك فيها إنجاز كل شيء ولا بأس بذلك.
كافئ نفسك
إحدى النقاط الأخيرة التي نوصي بها فيما يتعلق بإدارة الوقت وإنجاز المزيد في اليوم هي أن تتذكر كيف يتصرف الأطفال عندما يفعلون شيئًا ما. فهم يتوقعون المكافأة على الفور! حسنًا، وفقًا للعلم، فإن البالغين لا يختلفون كثيرًا عن الأطفال. فنحن جميعاً نحب الحصول على المكافآت بعد إنجاز شيء ما. عندما تشطب مهمة ما من قائمة مهامك، كافئ نفسك. قد تكون 10 دقائق على وسائل التواصل الاجتماعي أو قطعة من الشوكولاتة ولكن مهما كانت، يجب أن تجعلك سعيداً!
التوازن بين العمل/الراحة
ولتعزيز جميع النقاط المتعلقة بكيفية التمتع بمهارات إدارة الوقت بشكل جيد، علينا أن نكرر مرة أخرى. التوازن هو المفتاح. من الضروري أن توازن بين عملك وحياتك لتتمكن من العيش بصحة جيدة، وأن تتمتع بالطاقة ليس فقط لكسب المال، بل أيضًا لقضاء بعض الوقت مع نفسك ومع أحبائك، مع دفع نفسك ببطء لتصبح أكثر كفاءة.
بشكل عام، هناك العديد من الطرق لإنجاز المزيد في اليوم. لم تعد إدارة الوقت مفهومًا مراوغًا بل أصبح مفهومًا قائمًا على البيانات والعلم. بعض الأفكار المذكورة أعلاه ستعمل بشكل جيد بالنسبة لك، وبعضها قد لا يعمل بشكل جيد، ولكن في النهاية، جمعناها من أفضل المدربين والكتب. تقع على عاتقك الآن مسؤولية اكتشاف ما يناسبك ويساعدك على عيش حياة استثنائية تستحق العيش.
مفهوم إدارة الوقت: الانشغال بالانشغال
لقد تحدثت من قبل عن كيف أننا جميعًا لدينا نفس القدر من الوقت، ومع ذلك فإن بعضنا يغيّر العالم، بينما يقضي البعض الآخر حياته على الأريكة مع فكرة عبقرية من حين لآخر. لماذا؟
يمكننا التحدث عن اختلاف التربية والثقافات، وكلاهما عاملان صحيحان فيما يتعلق بكيفية تعاملنا مع الوقت على أساس يومي. ومع ذلك، يجب استخدامهما فقط كأعذار عندما نكون أطفالاً ولا نتحكم في وقتنا بالتأكيد. فبمجرد أن نصل إلى مرحلة البلوغ ونكسب أموالنا الخاصة ونعيل عائلتنا وأنفسنا، يجب أن نغير كل ما نريده في حياتنا، بما في ذلك قدرتنا على توفير الوقت.
مثال على ذلك
لنفترض أن رجلاً يعمل بدوام كامل، ويعول أسرته، ولديه عدد معقول من الهوايات. إنه مشغول للغاية كل يوم، ووقته ثمين للغاية. من المستحيل أن يجد وقتًا إضافيًا لمساعدة طفله في الواجبات المنزلية، أليس كذلك؟ يمكنه استئجار مدرس خصوصي بالطبع. والآن، في أحد الأيام، يعود الرجل إلى المنزل ويجد أن السقف يسرب والماء يتساقط على الحائط. هل تعتقد أنه سيجد وقتًا لإصلاحه أو الاستعانة بشخص آخر للقيام بذلك؟ بالتأكيد! يعلم الرجل أنه إذا لم يقم بإصلاحه في أقرب وقت ممكن، فسوف يزداد الأمر سوءًا فيما بعد. ومن ثم، يجد تلك الساعتين في ذلك الأسبوع لحل المشكلة.
ينتهي به الأمر إلى أن يجد هاتين الساعتين الإضافيتين في حياته، حتى لو كان قبل أيام قليلة كان سيقول إنه لا يستطيع إيجاد أي وقت إضافي. لماذا؟ لأنه كان لديه حالة طارئة تحتاج إلى الاهتمام. أصبحت أولويته.
احتضان مرونة الوقت
عندما تصبح بعض الأشياء و/أو الأنشطة من أولوياتك، ستجد الوقت لها. عندما نعتبر أمرًا ما ”ربما“ أو ”يومًا ما“، ينتهي بنا الأمر إلى عدم إيجاد الوقت على الإطلاق. لا يبدو الأمر مهمًا أو ملحًا. على العكس من ذلك، إذا اشتعلت النيران في منزلك، فلن تتردد في ترك كل شيء آخر ومحاولة إطفائها، أليس كذلك؟
كل منا لديه نفس القدر من الوقت، لكن القليل منا فقط من يعتبر تطوير الذات وإدارة الوقت واللياقة البدنية ونمط الحياة الصحي أولوية. لقد حان الوقت لتخصيص المزيد من الوقت للأشياء التي تهمنا، مهما كان ذلك.
تحديد الأولويات لإدارة الوقت
إذن، ما هي أولوياتك وكيف تختارها؟ أولاً وقبل كل شيء، حدد أهدافك ومتى تريد الوصول إليها. أنا، على سبيل المثال، لطالما أردت أن أتعلم المزيد عن التغذية والأطعمة الصحية ولكنني لم أستثمر الوقت للقيام بذلك إلا مؤخرًا. هل أصبح لدي فجأة وقت أكثر من ذي قبل؟ لا، على الإطلاق! ما حدث هو أنني لم يعد بإمكاني تأخير ذلك والحصول على الحياة التي لطالما حلمت بها. أصبح تعلم الصحة أمرًا لا بد منه.
نقترح أن تنظر إلى أهدافك الحالية من خلال معيارين: الإلحاح والأهمية. فأهم أولوياتك هي الأهداف التي يجب عليك تحقيقها الآن وعدم تحقيقها سيؤثر على حياتك. ثم تأتي بعد ذلك الأشياء التي من المهم القيام بها ولكنها ليست ملحة. بمجرد التفكير في هذه العوامل وكتابة قائمة بالأشياء التي عليك القيام بها، ابدأ من الأعلى – واحدًا تلو الآخر.
مراجعة الأداء السنوي: رسالة إلى نفسك في المستقبل
فكرة أخرى رائعة لإدارة الوقت هي أن تنظر إلى الطريقة التي سارت بها حياتك حتى الآن. تخيل الآن أن السنة القادمة قد مرت. ما هي الأشياء التي تفتخر بها؟ ما هي النجاحات البارزة في رحلتك؟ هل هناك مجالات ترغب في تحسينها أو جوانب جديدة ترغب في إضافتها إلى حياتك؟ إن النظر إلى الصورة الأكبر مهم جدًا هنا لأننا عندما ننظر إلى المستقبل، فإننا نميل إلى الخوف من الحلم الكبير. أما إذا نظرنا إلى الماضي، فإننا نميل أكثر إلى الشعور بالرضا عما فعلناه.
الآن هو الوقت المثالي لكي تحلم كيف سيمر عامك القادم وكيف ستتغير الأمور. اكتب تلك الرسالة إلى نفسك، وتخيل أنك في نهاية عام 2024 واستعرض العام المذهل الذي مررت به. كيف تشعر بذلك؟
لا يمكنك بيع الوقت أو شراؤه، ولكن يمكنك بالتأكيد أن تقدّره أكثر وتستفيد منه بأكبر قدر ممكن باتباع هذه الأفكار الفعالة لإدارة الوقت!
